Künstliche Intelligenz in der Verwaltung: Wo KI im Rathaus wirklich eingesetzt wird

Chatbot auf der Stadt-Website, KI-gestützte Ampelschaltung, automatisch sortierte Anträge: Künstliche Intelligenz ist in deutschen Rathäusern angekommen – langsamer, als die Debatte vermuten lässt, und an anderen Stellen als erwartet. Was heute wirklich läuft, was rechtlich verboten bleibt und welche Rechte Sie haben.

Wo KI im Rathaus heute wirklich eingesetzt wird

Eine Kurzstudie des WIK für den Deutschen Städte- und Gemeindebund trug Ende 2024 rund 143 Praxisbeispiele aus deutschen Kommunen zusammen. Das Bild darin überrascht: Der größte Block war nicht der Bürgerservice, sondern die Mobilität mit rund 50 Beispielen – Verkehrsdatenerfassung, intelligente Ampelsteuerung, Erfassung von Straßenschäden, ÖPNV-Planung.

Es folgten Bürgerservice und Verwaltung mit rund 29 Beispielen – Chatbots, automatische Protokollierung von Sitzungen, Assistenzsysteme beim Ausfüllen und Vorprüfen von Anträgen – sowie Ver- und Entsorgung mit etwa 28: Kläranlagensteuerung, Kanalinstandhaltung, Müllerkennung. Dazu kamen Einzelfälle wie Bildersuche im Stadtarchiv, Badeaufsicht oder Erkennung von Hitzeinseln.

Zur Verbreitung nannte die Studie rund 8 Prozent der Kommunen mit KI-Anwendungen; bei kommunalen Unternehmen – Stadtwerken, Verkehrsbetrieben – lag der Anteil bei etwa einem Drittel. Mehr als die Hälfte der Beispiele stammte aus Großstädten. Die Zahlen sind von Ende 2024 und dürften inzwischen höher liegen, das Gefälle zwischen groß und klein aber besteht fort.

Als Hindernisse nannte die Studie fehlende Kenntnis konkreter Anwendungsfälle, knappe Mittel und knappes Personal, rechtliche Unsicherheit und lückenhafte Dateninfrastruktur. Bemerkenswert: Geld stand nicht an erster Stelle.

Was KI in der Verwaltung nicht darf

Hier liegt das entscheidende Missverständnis. Ein Verwaltungsakt – also der Bescheid, der Ihnen etwas bewilligt, ablehnt oder aufgibt – darf nur unter engen Bedingungen vollautomatisch ergehen. § 35a des Verwaltungsverfahrensgesetzes erlaubt das nur, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Eine Rechtsvorschrift muss es ausdrücklich zulassen, und es darf weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum bestehen.

Im Klartext: Rein rechnerische Entscheidungen nach festen Regeln lassen sich automatisieren, wenn der Gesetzgeber es vorgesehen hat. Alles, was eine Abwägung erfordert – eine Härtefallprüfung, eine Ausnahme, die Bewertung eines Einzelfalls – nicht. Ein Modell darf dabei zuarbeiten, entscheiden muss die Behörde.

Das gilt auch dann, wenn ein Werkzeug den Entwurf formuliert hat. Verantwortlich für Inhalt und Richtigkeit eines Bescheids bleibt die Verwaltung – die Frage „das hat die KI so geschrieben“ ist rechtlich keine Entlastung.

Die Regeln der EU-KI-Verordnung

Die EU-KI-Verordnung, meist AI Act genannt, gilt gestuft. Seit dem 2. August 2026 ist die nächste Stufe wirksam, darunter die Transparenzpflichten: Wer mit einem Chatbot schreibt, muss das erkennen können; künstlich erzeugte oder veränderte Bilder und Tonaufnahmen müssen als solche gekennzeichnet sein; auch beim Einsatz von Emotionserkennung oder biometrischer Kategorisierung ist zu informieren.

Ein Vorstoß, Teile dieser Fristen zu verschieben, scheiterte Ende April 2026 in den Verhandlungen zwischen Parlament, Rat und Kommission. Für Kommunen heißt das: Die Pflichten gelten, auch wenn die Debatte um Erleichterungen weiterläuft.

Praktisch merken Sie davon vor allem eines – den Hinweis auf der Website, dass Sie gerade nicht mit einem Menschen schreiben, und die Möglichkeit, zu einem zu wechseln.

Datenschutz: wo die Daten landen

Kommunen verarbeiten besonders sensible Daten – Meldedaten, Sozialleistungen, Jugendhilfe, Gesundheitsakten. Der naheliegende Weg, einen Text schnell von einem öffentlichen Chatdienst formulieren zu lassen, ist deshalb der heikelste: Sobald personenbezogene Angaben in ein Modell eingegeben werden, das außerhalb der Kontrolle der Behörde läuft, ist es eine Datenübermittlung mit allem, was daran hängt.

Verwaltungen lösen das über Modelle, die beim kommunalen IT-Dienstleister oder in einer dafür freigegebenen Umgebung betrieben werden, über klare Dienstanweisungen, was eingegeben werden darf, und über Schulung. Der Punkt ist weniger technisch als organisatorisch – und genau deshalb hängt er an Digitalkompetenz.

Was Sie als Bürgerin oder Bürger merken – und welche Rechte Sie haben

• Sie dürfen wissen, ob Sie mit einer Maschine sprechen. Ein Chatbot muss als solcher erkennbar sein.
• Sie können einen Menschen verlangen. Bei Entscheidungen mit Abwägung muss ohnehin eine Person entscheiden; bei automatisierten Verfahren nach der Datenschutz-Grundverordnung besteht ein Recht auf menschliches Eingreifen.
• Sie können die Begründung verlangen. Ein Bescheid muss nachvollziehbar begründet sein – unabhängig davon, welche Technik im Hintergrund lief.
• Sie können widersprechen. Der Rechtsbehelf gegen einen Bescheid ändert sich durch KI nicht.

Wenn ein Bescheid unklar oder falsch erscheint, hilft der normale Weg: Musterschreiben Widerspruch. Bleibt ein Antrag unbearbeitet liegen, greift die Sachstandsanfrage.

Wo der Nutzen tatsächlich entsteht

Die Anwendungen, die sich in Kommunen halten, haben eine Gemeinsamkeit: Sie übernehmen Arbeit, die vorher schlicht liegen blieb, statt Arbeit zu ersetzen, die jemand ohnehin erledigt hat.

• Zuordnung statt Entscheidung. Eingehende Anliegen dem richtigen Amt zuweisen – fehleranfällig, monoton, und niemand vermisst die Tätigkeit.
• Vorprüfung auf Vollständigkeit. Ein Hinweis beim Ausfüllen, dass eine Anlage fehlt, spart eine Rückfrage per Post und zwei Wochen Bearbeitungszeit.
• Sensordaten auswerten. Straßenschäden, Kanalzustand, Verkehrsströme – Datenmengen, die menschlich nie vollständig ausgewertet würden.
• Sprache zugänglich machen. Übersetzung und Leichte Sprache als Entwurf, gegengelesen von Menschen.
• Protokolle vorstrukturieren. Sitzungsmitschriften als Rohfassung, die anschließend redigiert wird.

Auffällig ist, was auf dieser Liste fehlt: das Treffen von Entscheidungen. Genau dort liegen die rechtlichen Grenzen – und dort ist der Nutzen ohnehin am kleinsten, weil die Prüfung des Ergebnisses so viel Zeit kostet wie die Entscheidung selbst.

Was häufig schiefgeht

• Der Chatbot, der nichts weiß. Ohne Anbindung an die tatsächlichen Zuständigkeiten und Öffnungszeiten produziert er Allgemeinplätze und erzeugt Frust statt Entlastung.
• Das Pilotprojekt ohne Regelbetrieb. Fördermittel finanzieren den Aufbau, nicht den Betrieb. Läuft die Förderung aus, verschwindet die Anwendung.
• Schatten-KI. Wenn es keine freigegebene Lösung gibt, nutzen Beschäftigte private Zugänge – mit genau den Daten, die dort nicht hingehören.
• Erfundene Angaben. Sprachmodelle formulieren überzeugend auch dann, wenn sie eine Rechtsgrundlage schlicht erfinden. In einem Bescheid ist das ein handfestes Problem.

Der letzte Punkt ist der Grund, warum viele Verwaltungen KI zwar zum Formulieren, aber nicht zum Recherchieren freigeben: Ein flüssig geschriebener falscher Paragraf fällt beim Gegenlesen weniger auf als eine holprige richtige Formulierung.

Häufige Fragen

Darf ein Amt einen Bescheid von einer KI schreiben lassen?

Zuarbeiten ja, entscheiden nein. Ein vollständig automatisierter Verwaltungsakt ist nach § 35a VwVfG nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift es erlaubt und kein Ermessen oder Beurteilungsspielraum besteht. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei der Behörde.

Muss mir gesagt werden, dass ich mit einem Chatbot schreibe?

Ja. Seit dem 2. August 2026 greifen die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung; der Einsatz muss erkennbar sein.

Wie viele Kommunen nutzen überhaupt KI?

Eine Studie des WIK für den Deutschen Städte- und Gemeindebund kam Ende 2024 auf rund 8 Prozent der Kommunen und etwa ein Drittel der kommunalen Unternehmen. Aktuellere Werte dürften höher liegen.

Kann ich verlangen, dass ein Mensch über meinen Antrag entscheidet?

Bei Entscheidungen mit Ermessen entscheidet ohnehin ein Mensch. Kommt eine automatisierte Einzelfallentscheidung zum Einsatz, sieht die Datenschutz-Grundverordnung ein Recht auf menschliches Eingreifen vor.

Nimmt KI Verwaltungsmitarbeitenden die Arbeit weg?

Danach sieht es derzeit nicht aus. Im öffentlichen Dienst fehlen rund 600.000 Beschäftigte; die eingesetzten Anwendungen übernehmen überwiegend Aufgaben, die sonst liegen bleiben. Realistischer ist eine Verschiebung der Tätigkeiten als ihr Wegfall.